No sabes administrar tu tiempo

Esta es también una enfermedad de la modernidad: tener la agenda llena y no tener tiempo para hacer todo lo que ahí escribimos. Esto muy probablemente te tiene como loc@ corriendo o pasando de una actividad a otra, y al final del día quejándote de que no te alcanzó para todo lo que tenías que hacer.

Tu capacidad de administrar tu tiempo es algo que beneficiará o afectará tu marca personal tanto en el trabajo como en la vida diaria, así que es muy importante ser consciente de los aspectos que te dicen que no lo estás haciendo adecuadamente. Y hacer algo al respecto.

Tener una agenda llena no significa nada si esa agenda no es completada al final del día. Y aun si la completas, no significa nada si lo que completaste no fue realmente importante.

Aquí cinco señales que puedes detectar para posteriormente hacer algo en favor de administrar tu tiempo más efectivamente.

Administrar tu tiempo

1. Impuntualidad

Una de dos: o te comprometes a demasiadas cosas que no calculas bien si terminarás y cuándo las tendrás listas, o simplemente no has desarrollado la habilidad de designar el tiempo correcto a cada una de tus actividades, no solo del trabajo. La pobre puntualidad siempre tiene repercusiones para tu marca y en tus relaciones, de hecho es una señal de que no respetas el tiempo de los demás. Ni el tuyo.

¿Ya no quieres llegar tarde ni andar a las carreras?

  1. Aprende de nuevo a calcular tus tiempos. Las cosas no siempre te toman el mismo tiempo, o el tiempo que tú crees que te toman. Escribe primero cuanto tiempo CREES que te están tomando tus actividades diarias y luego compruébalo llevando una agenda de tiempo que te toman en realidad.
  2. Establece tiempos de colchón. Llegar barrido o tarde solamente estresa a la gente puntual. También a la gente impuntual, pero están acostumbradas a las cosas de último minuto. De ahora en adelante, si tienes que estar ahí a las 9:00am, ponte de hora límite las 8:45. No solamente para estar ahí temprano sino porque nunca sabes que puede pasar en el camino que te pueda retrasar: tráfico, una llanta ponchada o, esperemos que no, te suceda un accidente… muy probablemente a consecuencia del estrés de llegar tarde.
  3. Organízate. 45% de lo que haces a diario es automático. Aprovecha el poder de los hábitos; reconoce tus malos y fomentar los buenos. Establécete rutinas y apégate a ellas como si tu vida dependiera de ello. Que de hecho así es, sin que te des cuenta.

2. No te pones primero tú

Este es el problema de demasiadas personas y una de las principales razones por las que no les alcanza el día para las cosas realmente importante. Necesitamos ser proactivos y no reactivos con nuestra agenda de actividades. Ponerte primero tú, significa marcar de antemano las horas y actividades que dedicarás en el día para tu persona (comer saludable, hacer ejercicio, leer, aprender algo nuevo, capacitarte en algúna destreza, relajarte un rato, etc.) y después llenar los espacios en blanco con las actividades de trabajo o que implica hacer algo para otros.

Si no tomas en cuenta esta regla, constantemente tendrás tu agenda llena de las prioridades de los demás, menos las tuyas. Y eso no es nada sano. Ni efectivo. Ni es administrar tu tiempo efectivamente.

3. No tienes o no priorizas una lista de tareas

Aceptémoslo, existen personas que pueden administrar casi naturalmente las cosas que deben hacer en el día y en la semana. Esas personas, sin tener una lista, tienen en su mente siempre su lista de prioridades y la energía para adaptarla a los cambios del momento. Aceptemos también que la gran mayoría no tiene esta ventaja natural. Para que el resto de las personas del planeta sean efectivas necesitan lista de tareas por hacer. Pero no solamente llenar y tachar una larga lista, sino establecer prioridades diarias en la misma.

Cada mañana checa tu lista de tareas e identifica las 2 o tres actividades realmente importantes que son esenciales para decir que tu día fue productivo y enfócate en ellas. Cualquier otra actividad solamente viene después de esas prioridades, a menos que te salga algo realmente prioritario de la nada.

4. Pones muchas excusas

Se honesto contigo mism@: ¿cuántas veces dices “no tengo tiempo”? O peor aún ¿cuántas veces te quejas de que no te alcanza el día o que por esto no pudiste hacer esto otro?

Todos tenemos las mismas 24 horas en el día (tanto quienes aprovechan su día como quienes no lo hacen), así que no es tiempo lo que te falta, es saber administrar tu tiempo efectivamente. Quienes aprovechan su día no se quejan de que no les alcanzó: encuentran el tiempo para lo importante. Las excusas no sirven de nada.

Identifica las actividades que te roban tiempo y busca cómo eliminarlas. Y recuerda que (y si es necesario ponlo frente a tu escritorio o en la puerta del refrigerador) nada nos detiene más que las mentiras que nos decimos a nosotros mismos. Se llaman excusas.

5. No sabes decir no

Es muy bueno ayudar a otros. De hecho es parte importante del éxito de tu marca personal. Sin embargo si siempre estás ayudando a otros no te quedará tiempo para ti mism@.

Decir siempre que sí a todo lo que te piden solamente te deja con sobrecarga de trabajo que le servirá más a los demás que a tí. Así es como no tienes tiempo para hacer otras cosas menos urgente pero más importantes. Así es como terminas estresad@ y estresando a otros.

Puede ser difícil al comienzo (tanto para ti como para los demás), pero aprender a decir asertivamente que no, es la manera más efectiva de mejorar en la administración de tu tiempo. Es mejor decepcionar a unos cuantos en el momento, que destruirte a ti mism@ en el mediano y largo plazo porque así, además, ya no podrás ni ayudar a los demás.

Ahora sí, a administrar tu tiempo efectivamente

Existen más señales de que no sabes administrar tu tiempo de manera efectiva, pero estos cinco puntos son los principales y con los que reconociendo puedes poner manos a la obra y mejorar sustancialmente tu calidad de vida tanto personal como profesionalmente y mejorar en consecuencia la marca personal que proyectas ante los demás.

Administrar tu tiempo